REGOLAMENTO SEGNALAZIONE ILLECITI (WHISTLEBLOWING)

 

approvato dal Consiglio di Amministrazione	01/12/2023
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L’Organismo di Vigilanza

 

INDICE

1.   Contesto normativo. 3

2.   Scopo del documento. 5

3.   Destinatari del documento. 5

4.   Processo di segnalazione illeciti 5

4.1    Contenuto della segnalazione. 5

4.2    Oggetto della segnalazione. 6

4.3    Verifica della fondatezza della segnalazione. 8

5.   Tutela del Whistleblower. 9

6.   Responsabilità del Whistleblower e tutela del Segnalato. 11

7.   Trasmissione e gestione delle segnalazioni 11

8.   Conformità normativa del software “Whistleblowing” adottato dalla Società. 12

9.   Ruolo dell’OdV. 13

10. Segnalazione e comunicazione all’ANAC. 14

 

1. Contesto normativo

L’introduzione nell’ordinamento nazionale di un’adeguata tutela del dipendente (pubblico e privato) che segnala condotte illecite dall’interno dell’ambiente di lavoro (whistleblowing) è prevista in convenzioni internazionali (ONU, OCSE, Consiglio d’Europa) ratificate dall’Italia, oltre che in raccomandazioni dell’Assemblea parlamentare del Consiglio d’Europa, talvolta in modo vincolante, altre volte sotto forma di invito ad adempiere.

In Italia, l’istituto giuridico del whistleblowing è stato introdotto dalla legge 6 novembre 2012, n. 190 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione” (di seguito, legge 190/2012) che ha recepito tali sollecitazioni, principalmente con riferimento all’ambito della pubblica amministrazione. In particolare, la disposizione dell’art. 1, comma 51, della richiamata legge ha inserito l’art. 54-bis all’interno del d.lgs. 30 marzo 2001 n. 165 «Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche» prevedendo un regime di tutela del dipendente pubblico che segnala condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro.

La disciplina è stata integrata dal decreto legge 24 giugno 2014, n. 90, convertito nella legge 11 agosto 2014, n. 114, «Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari», che ha modificato l’art. 54-bis introducendo anche l’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC) quale organo competente a gestire, non solo le segnalazioni di whistleblowing provenienti dai propri dipendenti, ma anche quelle dei dipendenti di altre amministrazioni. Inoltre, è stata attribuita a tale ente anche la funzione di emanare disposizioni procedimentali per la ricezione e gestione delle segnalazioni.

Successivamente, la legge 30 novembre 2017 n. 179 «Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato», entrata in vigore il 29 dicembre 2017, non solo ha apportato modifiche all’art. 54-bis sopra citato, ma anche ha introdotto nel nostro ordinamento specifiche misure a tutela dei whistleblowers nel settore privato.

Tra le modifiche di maggior rilievo apportate dalla L. 179/2017 all’art. 54-bis rilevano: l’ampliamento dell’ambito soggettivo di applicazione; la valorizzazione del ruolo del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) nella gestione delle segnalazioni; il sistema generale di tutela e protezione del segnalante, che comprende la garanzia di riservatezza sull’identità, la protezione da eventuali misure ritorsive adottate dalle amministrazioni o enti a causa della segnalazione nonché la qualificazione della segnalazione effettuata dal whistleblower come “giusta causa” di rivelazione di un segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico o industriale o di violazione del dovere di lealtà e fedeltà.

Nell’ambito del settore privato, la L. n. 179/2017 ha aggiunto il comma 2-bis all’interno del D. Lgs. n. 231/2001 «Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300», prevedendo che il Modello di organizzazione e di gestione idoneo a prevenire i reati, quale misura idonea ad esimere l’ente dalla responsabilità amministrativa derivante da reato, debba prevedere “uno o più canali che consentano ai soggetti di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto in esame e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali devono garantire la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione”.

Nell’ambito del quadro normativo di riferimento sopra illustrato, l’ANAC, con Determinazione n. 6 del 28 aprile 2015 ha redatto le “Linee guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (c.d. whistleblower)”, strumento di indirizzo per le amministrazioni volto a fornire indicazioni circa le misure da adottare per l’adeguamento alla normativa.

Con Delibera n. 469 del 9 giugno 2021, l’ANAC ha emesso le nuove “Linee guida in materia di tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza in ragione di un rapporto di lavoro, ai sensi dell’art. 54-bis, del d.lgs. 165/2001 (c.d. whistleblowing)”, dichiarando cessati gli effetti della Determinazione n. 6 del 28 aprile 2015.

Le nuove Linee guida hanno l’obiettivo di fornire indicazioni sull’applicazione della normativa e sono rivolte alle pubbliche amministrazioni e agli altri enti indicati dalla legge tenuti a prevedere misure di tutela per il dipendente che segnala condotte illecite che attengono all’amministrazione di appartenenza. Esse contengono indicazioni utili anche per i possibili “segnalatori”.

Nella predisposizione delle Linee guida, l’ANAC ha considerato i principi espressi in sede europea dalla Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e gli effetti che possono produrre sul sistema di tutela previsto dal nostro ordinamento nazionale, riservandosi di adeguare il documento al contenuto della legislazione di recepimento da adottarsi entro il 17 dicembre 2021.

L.A.P.M. S.r.l. (di seguito: LAPM o la Società) intende conformarsi alle suddette prescrizioni normative e agli indirizzi forniti dall’ANAC, predisponendo il seguente Regolamento che disciplina le modalità di segnalazione di illeciti. Il presente documento costituisce apposita procedura facente parte del “Modello di organizzazione e gestione” adottato dall’azienda ai sensi del D. Lgs. 231/2001.

 

Definizioni e abbreviazioni

Ai fini del presente Regolamento, si intende per:

whistleblower o segnalatore o persona segnalante:  la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;

segnalato:      il soggetto cui il Segnalatore attribuisce la commissione del fatto illecito/irregolarità rappresentato nella segnalazione;

facilitatore:   la persona fisica che assiste la persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

segnalazione:               la comunicazione, scritta od orale, di informazioni sulle violazioni, oppure di comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato;

ritorsione:     qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;

RPCT (Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza):   il soggetto individuato ai sensi dell’articolo 1, comma 7 della legge 190/2012, a cui viene affidato il compito di gestire, coordinare e vigilare sulle “misure” di prevenzione del rischio corruttivo;

OdV (Organismo di Vigilanza):             organismo previsto dall’art. 6 del D.lgs. 231/2001, dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo, cui è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei MOGC e di curarne l’aggiornamento;

MOG:               modello organizzativo di gestione e controllo idoneo alla prevenzione dei reati di cui al D.lgs. 231/2001.

 

2. Scopo del documento

Scopo del presente documento è quello di tutelare il segnalatore (o Whistleblower) affinché, venuto a conoscenza di condotte illecite in ragione od occasione del contesto lavorativo, si senta libero di segnalarle, anche per il tramite di un facilitatore, senza il timore di subire conseguenze pregiudizievoli.

L’obiettivo perseguito è quello di fornire al Whistleblower tutti gli strumenti affinché il medesimo sia messo nelle condizioni di procedere in autonomia alla segnalazione di illeciti di cui sia venuto a conoscenza.

Il presente documento intende quindi fornire indicazioni operative in merito alle modalità con le quali procedere alla segnalazione, quindi informazioni su oggetto, contenuti, destinatari e documenti   da utilizzare per la trasmissione delle segnalazioni nonché le forme di tutela riconosciute al segnalatore dal nostro ordinamento.

La Società, con l’adozione del presente documento, intende:

• • chiarire i principi che stanno alla base di tale istituto ed il ruolo dell’ODV quale destinatario della segnalazione;
  • precisare le modalità di gestione delle segnalazioni, attraverso un iter procedurale ben definito;
  • rappresentare le modalità adottate dalla Società per tutelare la riservatezza dell’identità del segnalatore, del contenuto della segnalazione e dell’identità di eventuali ulteriori soggetti che intervengono in tale processo.

 

3. Destinatari del documento

Il Regolamento si applica a tutti i soggetti facenti parte degli organi sociali di LAPM, ai dirigenti, ai dipendenti, con contratto di lavoro a tempo indeterminato o a tempo determinato, a coloro che hanno un contratto di apprendistato, di somministrazione, tirocinio o stage, ai collaboratori a qualsiasi titolo, ai fornitori della Società

 

4. Processo di segnalazione illeciti
   1. Contenuto della segnalazione

 

Il Whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili per consentire al destinatario della segnalazione di procedere alle verifiche ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione medesima e sottoposti alla sua attenzione.

Il Whistleblower anche per il tramite del facilitatore utilizza a tal fine il Modulo allegato al presente documento indicando le informazioni di seguito riportate:

• • • identità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione di qualifica, mansione, funzione o ruolo svolti nell’ambito della Società;
    • chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
    • qualora conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
    • qualora conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati;
    • eventuali ulteriori soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
    • eventuali ulteriori documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
    • ogni ulteriore informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
  • Oggetto della segnalazione

 

Oggetto della segnalazione sono le condotte illecite di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, ossia a causa o in occasione dello stesso.

Non sono prese in considerazione le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.

Le condotte illecite oggetto delle segnalazioni meritevoli di tutela comprendono non solo l’intera gamma dei delitti contro la pubblica amministrazione di cui al Titolo II, Capo I, del codice penale (ossia le ipotesi di corruzione per l’esercizio della funzione, corruzione per atto contrario ai doveri di ufficio e corruzione in atti giudiziari di cui agli artt. 318, 319 e 319-ter del codice penale), ma anche tutte le situazioni in cui si riscontri l’abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati, nonché i fatti in cui, a prescindere dalla rilevanza penale, venga in evidenza un mal funzionamento delle attività aziendali a causa dell’uso a fini privatistici delle funzioni attribuite (es. sprechi, nepotismo, demansionamenti, assunzioni non trasparenti, irregolarità contabili, false dichiarazioni, etc.).

Il D.lgs. 24/2023 ha definito l’ambito di applicazione della normativa escludendo:

           le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante ovvero inerenti al proprio rapporto di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;

           le segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria nei settori indicati nella parte II dell’allegato al decreto;

           le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale nonché gli appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale;

           i casi che prevedono l’applicazione di disposizioni nazionali o dell’Unione europea in materia di: a) informazioni classificate; b) segreto professionale forense e medico; c) segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali;

           i casi che prevedono l’applicazione delle disposizioni di procedura penale, in materia di autonomia e indipendenza della magistratura, sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio superiore della magistratura, in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica.

Il D.lgs. 24/2023 si applica quindi alle segnalazioni di comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

1) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

2) condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione;

3) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al D.lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937;

4) illeciti relativi ai seguenti settori:

- appalti pubblici;

- servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;

- sicurezza e conformità dei prodotti;

- sicurezza dei trasporti;

- tutela dell’ambiente;

- radioprotezione e sicurezza nucleare;

- sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;

- salute pubblica;

- protezione dei consumatori;

- tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza “in un contesto lavorativo pubblico o privato”, ovverosia riguardanti sia notizie apprese in virtù dell’ufficio rivestito sia quelle notizie acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative, seppur in modo causale.

Di conseguenza, non è presa in considerazione la segnalazione che riporta:

           le doglianze di carattere personale del segnalatore o sue rivendicazioni/istanze fondate su voci e/o meri sospetti;

           un fatto già trattato e risolto in passato dall’azienda o dall’Autorità competente.

La segnalazione può riguardare gli amministratori, gli altri componenti degli organi sociali, i dirigenti, il personale dipendente, i collaboratori a qualsiasi titolo, i consulenti esterni, i fornitori, tutti coloro che intrattengono rapporti con la Società.

Poiché la Società ha adottato un sistema di gestione per la Parità di Genere secondo la norma UNI PdR 125:2022 e un sistema di gestione per la Responsabilità sociale secondo i requisiti dello standard SA8000 “Social Accountability Standard”, è consentito utilizzare gli appositi canali istituiti per le segnalazioni “Whistleblowing” anche per le segnalazioni inerenti i suddetti schemi.

In particolare, per quanto concerne la PdR125, quest’ultima si prefigge di perseguire l’equilibrio delle politiche di parità di genere all’interno della Società, mediante idonee misure finalizzate a garantire pari opportunità a uomini e donne e a contrastare comportamenti pregiudizievoli o discriminatori, nonché attraverso un’attività di prevenzione di ogni forma di abuso fisico, verbale, digitale (molestia) sui luoghi di lavoro.

Per quanto riguarda, invece, la SA8000, i temi oggetto di segnalazione sono: lavoro infantile, lavoro forzato o obbligato, salute e sicurezza, libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva, discriminazione (che include quanto già previsto dalla PdR125), pratiche disciplinari, orario di lavoro, retribuzione.

Come per le “segnalazioni Whistleblowing”, anche la Prassi di riferimento 125 e lo Standard SA8000 prevedono che la Società adotti una metodologia di segnalazione anonima a tutela del Segnalante nonché una valutazione dei rischi e un’analisi degli eventi avversi segnalati.

In particolare, la Società deve:

• stabilire una procedura scritta per i reclami che sia confidenziale, imparziale, non ritorsiva e accessibile e disponibile al personale e alle parti interessate, affinché esse possano fare commenti, raccomandazioni, segnalazioni o reclami riguardanti il luogo di lavoro e/o non conformità agli standard.
• avere delle procedure per indagare, gestire e comunicare i risultati dei reclami riguardanti il luogo di lavoro e/o non conformità agli standard o alle relative politiche e procedure adottate. Tali risultati devono essere resi pienamente disponibili al personale e, su richiesta, alle parti interessate.

Come previsto dalle normative di riferimento dei sistemi di gestione in oggetto, l’Azienda ha previsto e nominato anche un Comitato Unico di Garanzia, deputato a garantire l’applicazione di tutti i requisiti previsti dallo standard internazionale SA8000 e dalla Prassi di riferimento UNI 125 e incaricato di assicurare l’efficace attuazione delle rispettive politiche di responsabilità sociale e di parità di genere. Tale Organo esercita compiti propositivi, consultivi e di verifica promuovendo il benessere dei lavoratori e delle lavoratrici, la cultura delle pari opportunità e il rispetto della dignità delle persone nel contesto lavorativo.

 

1. 3. Verifica della fondatezza della segnalazione

 

L’Organismo di Vigilanza, per la gestione della procedura, può avvalersi di uno o più collaboratori assoggettati anch’essi ai vincoli di riservatezza e di responsabilità.

L’OdV ha il compito di effettuare una valutazione completa circa la fondatezza delle circostanze rappresentate dal Whistleblower nella segnalazione, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

In primo luogo, l’OdV verifica se le circostanze segnalate rientrano tra le fattispecie rilevanti previste dal D. Lgs. 24/2023.

Qualora la segnalazione verta esclusivamente nell’ambito applicativo della norma UNI PdR 125:2022 o del Social Accountability Standard SA8000 senza riguardare le fattispecie di reato presupposto previste dal D. Lgs 231/2001, l’OdV dà riscontro senza ritardo al Segnalatore che le fattispecie denunciate vengono trasmesse al Comitato Unico di Garanzia, Organo che prenderà in carico la segnalazione e che applicherà le garanzie di riservatezza qualora previste dalla legge e comunque nei limiti delle procedure di sistema volontariamente adottate.

Nel caso in cui la circostanza segnalata coinvolga tanto le fattispecie rilevanti ex D. Lgs. 24/2023, quanto quelle di cui alle norme UNI PdR 125:2022 e/o SA8000, l’OdV si attiene alla procedura riservata che segue, limitandosi in un primo momento ad informare genericamente il Comitato Unico di Garanzia dell’avvenuta segnalazione (in modo che quest’ultimo possa adoperarsi anticipatamente per garantire l’applicazione dei requisiti previsti dallo standard internazionale SA8000 e dalla prassi di riferimento uni125).

Il coinvolgimento del Comitato Unico di Garanzia nella gestione della procedura interverrà nel momento in cui saranno venute meno le garanzie di riservatezza per il Segnalatore.

L’OdV, al tal fine, può richiedere l’audizione personale del segnalatore e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati e si impegna a tenere traccia di tali incontri, i cui rilevi sono debitamente conservati con i necessari presidi a tutela dell’identità del segnalatore.

Qualora dall’esito della verifica la segnalazione risulti non manifestamente infondata, l’OdV provvede a:

1. inoltrare la segnalazione all’Autorità giudiziaria competente e all’ANAC per i profili di rispettiva competenza;
2. trasmettere la segnalazione al Responsabile della struttura in cui si è verificato il fatto illecito per l’acquisizione di elementi istruttori (solamente per le segnalazioni i cui fatti rappresentati non integrano ipotesi di reato);
3. inoltrare la segnalazione alla Presidenza ed alla Funzione Personale per i profili di responsabilità disciplinare;

 

L’OdV trasmette la segnalazione ai soggetti interni alla Società, così come sopra indicati, priva di tutte quelle informazioni/dati da cui sia possibile desumere l’identità del segnalatore; laddove la segnalazione risulti fondata, adotterà anche i provvedimenti di propria competenza in relazione alle violazioni del Modello.

L’OdV deve avere cura di evidenziare, qualora la segnalazione sia trasmessa a soggetti esterni alla Società (ad es. Autorità giudiziaria, ANAC o Corte dei Conti), che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto al quale l’ordinamento riconosce una tutela rafforzata della riservatezza così come prevede la normativa vigente (D. Lgs. 24/2023). Laddove l’identità del segnalatore venga successivamente richiesta dall’Autorità giudiziaria, l’OdV fornisce tale indicazione, previa notifica al segnalatore.

 

5. Tutela del Whistleblower

Gli articoli 17 e 19 del D.lgs. 24/2023 stabiliscono che nei confronti del dipendente, che effettua una segnalazione, non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni del lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Per misure discriminatorie/ritorsive si intendono tutte le azioni indicate dal comma 4 dell’articolo 17 del D. Lgs. 24/2023. A titolo esemplificativo si comprendono: le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro, ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili, il licenziamento, il demansionamento, il trasferimento ingiustificato, il mobbing ed ogni altro comportamento che renda il lavoro inaccettabile. Rientrano tra le misure discriminatorie/ritorsive le misure “organizzative” aventi effetti diretti o indiretti sulle condizioni di lavoro determinate dalla segnalazione, quali atti e provvedimenti, ma anche comportamenti od omissioni posti in essere dall’amministrazione nei confronti del dipendente/segnalatore, volti a limitare e/o comprimere l’esercizio delle funzioni proprie del lavoratore in misura tale da disvelare un intento vessatorio o comunque da peggiorare la situazione lavorativa.

L’identità del Whistleblower viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni contesto successivo alla stessa, ad eccezione dei casi in cui l’identità debba essere rilevata per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo, etc.).

Il divieto di rivelare l’identità del segnalatore è riferito non solo al nominativo del segnalatore, ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, inclusa la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il loro disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del segnalatore. Pertanto, tanto la segnalazione quanto la documentazione ad essa allegata sono sottratte al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e ss. della legge 7 agosto 1990, n. 241 recante «Nuove norme sul procedimento amministrativo». La segnalazione e la documentazione ad essa allegata sono altresì escluse dall’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013 recante “Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”.

Tuttavia, nel caso in cui la segnalazione sia stata trasmessa anche a soggetti diversi dall’OdV e, per questo, l’identità del segnalatore sia stata svelata, la segnalazione non è più considerata sottratta all’accesso.

L’identità del Whistleblower può essere rivelata ai soggetti responsabili della gestione dell’intero procedimento disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:

• vi sia il consenso espresso del segnalatore;
• la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalatore risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.

Tutti i soggetti che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza dell’identità del segnalatore.

Nell’ambito di una segnalazione di Whistleblowing, ai sensi dell’art. 2-undecies del D. Lgs. n. 101/2018, il soggetto segnalato presunto autore dell’illecito non può esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE n. 2016/679 qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità del segnalatore.

La tutela della riservatezza non si applica, invece, alle segnalazioni di informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, alle notizie prive di fondamento e alle c.d. “voci di corridoio”.

Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria (es. azioni disciplinari ingiustificate, molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili) diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla denuncia.

La tutela è circoscritta alle ipotesi in cui segnalatore e denunciato siano entrambi dipendenti della Società.

Il dipendente che ritiene di aver subito misure discriminatorie/ritorsive per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare comunicazione ad ANAC (secondo le modalità indicate nel paragrafo n. 9 del presente Regolamento) alla quale è affidato il compito di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla segnalazione di illeciti ed applicare l’eventuale irrogazione della sanzione amministrativa pecuniaria, qualora l’amministrazione non fornisca la prova che la misura presa è estranea alla segnalazione. È necessario che il segnalatore fornisca ad ANAC elementi oggettivi dai quali sia possibile dedurre la consequenzialità tra segnalazione effettuata e lamentata discriminazione/ritorsione.

La rivelazione effettuata dal Whistleblower, perseguendo «l’interesse all’integrità della p.a. e alla prevenzione e repressione delle malversazioni nelle amministrazioni pubbliche e private», costituisce “giusta causa” di rivelazione, escludendo l’integrazione dei reati di “rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio” (art. 326 c.p.), “rivelazione del segreto professionale” (art. 622 c.p.), “rivelazione dei segreti scientifici e industriali” (art. 623 c.p.). Inoltre, il Whistleblower non può essere accusato di violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.c.).

6. Responsabilità del Whistleblower e tutela del Segnalato

Il Whistleblower non è tutelato in caso di segnalazione calunniosa o diffamatoria.

Nel caso in cui il segnalatore produca segnalazioni calunniose o diffamatorie, ne risponderà in sede penale e civile.

Ulteriori responsabilità sono eventualmente accertate in capo al Whistleblower in tutti i casi in cui non rispetti le prescrizioni di cui al presente Regolamento (es. segnalazioni effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato, etc.).

Tutela per il Segnalato

Il Segnalato non può essere sanzionato disciplinarmente sulla base delle semplici affermazioni del Segnalatore, senza che vi siano riscontri oggettivi e senza che si sia proceduto ad indagare i fatti oggetto di segnalazione.

Nelle more del processo interno di accertamento è assicurata la riservatezza dell’identità del Segnalato.

In nessun caso l’eventuale specifico provvedimento disciplinare, così come qualsiasi atto o attività che conduca alla sua determinazione, possono formare oggetto di riscontro alla segnalazione.

 

7. Trasmissione e gestione delle segnalazioni

La segnalazione effettuata tramite la piattaforma informatica o l’indirizzo mail PEC arriva direttamente all’OdV, mentre quella trasmessa tramite posta ordinaria deve essere consegnata, ancora in plico chiuso, all’OdV a cura del reparto Segreteria o Amministrazione.

Per la presentazione della segnalazione il dipendente può compilare l’apposito Modulo che viene reso disponibile sul sito web della Società nella sezione “ SU DI NOI ”.        
Compilando il modello gestionale informatizzato è possibile inviare una segnalazione in totale riservatezza. Sul piano operativo, la riservatezza dell'identità del segnalatore, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione è garantita attraverso la gestione informatizzata delle segnalazioni, con il ricorso a strumenti/canali dedicati.

Solo nel caso in cui non sia possibile accedere alla piattaforma informatica, che risulta essere la modalità di presentazione preferibile per una maggiore tutela del segnalatore, il dipendente potrà inoltrare la segnalazione direttamente all’OdV della Società con le seguenti modalità:

• invio in forma cartacea all’indirizzo: Piazzetta Costantini n. 24 – 33170 PORDENONE (PN), utilizzando il Modulo allegato al presente Regolamento. Per tutelare la riservatezza del segnalatore, il modulo compilato dovrà essere inserito in una doppia busta chiusa, inserendo nella busta esterna la dicitura “Riservata personale” e indirizzata all’OdV di L.A.P.M. S.r.l.

Resta fermo che la segnalazione può essere presentata anche con dichiarazione diversa da quella prevista nel modulo di cui all’Allegato 1, purché contenente gli elementi essenziali indicati in quest’ultimo.

Nel caso in cui la segnalazione riguardi direttamente l’OdV, il dipendente può inviare la propria istanza all’ANAC, con le modalità descritte nel sito istituzionale dell’ente.

L’OdV prende in carico la segnalazione per una prima sommaria istruttoria e informa entro sette giorni il segnalatore del ricevimento della segnalazione. In seguito alla prima disamina, se indispensabile, l’OdV può chiedere integrazioni al segnalatore e/o a eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione. Nell’istruttoria, volta a raccogliere ogni altra informazione e/o documento utile a verificare la veridicità dei fatti, possono essere coinvolte altre funzioni aziendali, anch’esse tenute alla massima riservatezza.

L’OdV, qualora necessario per ricostruire i fatti oggetto della segnalazione, può richiedere al segnalatore chiarimenti, adottando le necessarie cautele.

L’OdV, ricevuta la segnalazione, deve:

• qualora la segnalazione risulti infondata, archiviare la segnalazione;
• qualora la segnalazione si fondi su elementi precisi e concordanti, inoltrare la segnalazione ai soggetti di cui al § 4.3 del presente Regolamento in base alle responsabilità di ciascuno e secondo quanto emerso dalla segnalazione.

Il riscontro alla segnalazione, anche in caso di archiviazione, va fornito entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

 

8. Conformità normativa del software “Whistleblowing” adottato dalla Società

La Piattaforma Legality Whistleblowing – Segnalazioni illeciti di DigitalPA adottata dalla Società è pienamente conforme a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023 infatti, come previsto dalla normativa suddetta:

• Il segnalatore può accedere al sistema sia in modalità riservata, sia in modalità anonima. Nel primo caso l’utente deve registrarsi al sistema e può accedere alla segnalazione tramite lo username e la password scelte in fase di registrazione; la segnalazione sarà “nominativa”, ma l’identità del segnalatore verrà gestita rispettando la massima riservatezza (i dati del segnalatore verranno separati dalla segnalazione e soltanto l’OdV sarà in grado di associare la segnalazione all’utente che l’ha creata e quindi visualizzare l’identità del segnalatore). Nel secondo caso la segnalazione viene inviata senza registrazione e identificazione (sarà possibile accedere alla segnalazione tramite i codici generati dal sistema nella fase di invio della segnalazione); in tal caso non sarà possibile associare la segnalazione al nominativo del segnalatore, in quanto il dato del nominativo del segnalatore non esiste.
• L’accesso al sistema viene confermato tramite inserimento di un codice inviato dal sistema all’indirizzo email del segnalatore, opzione che – tuttavia – può essere disabilitata dal segnalatore medesimo.
• tutte le informazioni inserite nella piattaforma, sia dal segnalatore che dall’OdV, sono cifrate tramite un avanzato sistema di crittografia; in tal modo viene garantita la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
• Durante l’utilizzo della piattaforma da parte degli utenti, le password non sono memorizzate in chiaro nel database bensì in modalità cifrata (il software provvede a criptare la parte di sessione relativa alla password durante l’utilizzo della piattaforma). Per aumentare ulteriormente il livello di protezione del dato, la sessione viene cifrata con apposito algoritmo utilizzando una chiave di cifratura generata dal client dell’utente. Ulteriore misura di sicurezza è l’assenza sul server di un’associazione tra la sessione e l’utente (una volta scaduta la sessione questa viene eliminata dal sistema). La porzione di software che consente la criptazione tramite algoritmo della password in sessione è compilata e non accessibile al system administrator. Il software è stato inoltre secretato nelle specifiche funzioni di criptazione e decriptazione in sessione.
• La gestione del canale prevede l’avviso immediato al segnalatore del corretto invio (e quindi della ricezione) della segnalazione;
• Tramite “l’area messaggi” è possibile richiedere al segnalatore eventuali integrazioni che si rendono necessarie per un’attività istruttoria corretta e completa; il medesimo segnalatore potrà seguire lo stato di lavorazione della segnalazione, integrarla e rispondere alle (eventuali) richieste del Responsabile;
• Qualora l’OdV debba essere sostituito (temporaneamente o definitivamente) è possibile farlo adottando la seguente procedura:

1 L’OdV in carica consegna le credenziali per l’accesso alla piattaforma al nuovo OdV;

2 il nuovo OdV accede e modifica i dati anagrafici, l’indirizzo email e la password;

3. il nuovo Responsabile accede con le nuove credenziali formate dal nuovo indirizzo email e la nuova password.

Dopo tali modifiche, gli utenti avranno evidenza del cambiamento, in quanto tutte le nuove comunicazioni inviate o ricevute al/dal nuovo Responsabile riporteranno il nome del nuovo Responsabile. I messaggi del precedente Responsabile saranno contrassegnati dal nome del vecchio Responsabile.

In caso di smarrimento della password di accesso dell’OdV o in caso di impossibilità di procedere in autonomia al passaggio di consegne è prevista la seguente procedura di emergenza: su richiesta del “nuovo” OdV, l’utente Super User (DigitalPA) modifica l’indirizzo email del “vecchio” Responsabile al fine di consentire il reset password al “nuovo”OdV.

9. Ruolo dell’OdV

L’OdV, qualora lo ritenga necessario, provvede ad organizzare di concerto con la Funzione Personale, incontri sul tema del “Whistleblowing”, al fine di informare e sensibilizzare i dipendenti sugli aspetti principali di tale sistema e degli strumenti a loro disposizione.

L’OdV rende conto nella propria Relazione Annuale, con modalità tali da garantire la riservatezza dei segnalatori, del numero delle segnalazioni ricevute e del loro stato di avanzamento.

Il presente Regolamento è pubblicato sul sito web della Società nella sezione “ SU DI NOI ”.

 

10. Segnalazione e comunicazione all’ANAC

L’ANAC può ricevere:

• segnalazioni di condotte illecite di cui il dipendente sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro;
• comunicazioni di misure ritorsive, da parte del Whistleblower o anche da parte delle organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative all’interno dell’amministrazione dove le misure ritenute ritorsive sono state adottate.

L’ANAC ha previsto un unico modulo “Modulo per la segnalazione di reati o irregolarità, ai sensi dell’art. 54-bis, d.lgs. 165/2001” che può essere utilizzato per la trasmissione sia della segnalazione di condotte illecite, sia per la comunicazione di misure ritorsive.

Il Modulo per presentare la segnalazione e la comunicazione è reperibile accedendo al sito istituzionale dell’ANAC e cliccando il link alla pagina dedicata Whistleblowing (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

Resta fermo che la segnalazione/comunicazione può anche essere presentata con dichiarazione diversa da quella prevista nel modulo, purché contenente gli elementi essenziali indicati in quest’ultimo.

Per l’invio ad ANAC delle segnalazioni e delle comunicazioni di misure ritorsive è possibile utilizzare:

• l’apposita piattaforma attivata da ANAC che costituisce un registro speciale di protocollazione e consente l’identificazione di ogni segnalazione e comunicazione ricevuta mediante l’attribuzione di un codice univoco progressivo. Nel sito istituzionale di ANAC, cliccando il link alla pagina dedicata, si accede al servizio dedicato al “whistleblowing” (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).
• il protocollo generale. L’utilizzo di questo canale è consigliabile solo in via subordinata a quello prioritario della piattaforma, ovvero nei casi in cui quest’ultimo presenti momentanee disfunzioni o l’interessato non abbia familiarità con le procedure informatiche o non sia in possesso di strumenti informatici. Il modulo per presentare la segnalazione e la comunicazione debitamente compilato e firmato potrà essere trasmesso all’ufficio protocollo dell’Autorità tramite: posta ordinaria; raccomandata con ricevuta di ritorno; consegna brevi manu in sede all’indirizzo: Autorità Nazionale Anticorruzione – c/o Palazzo Sciarra Via Minghetti, 10 – 00187 Roma; oppure tramite posta elettronica certificata alla casella istituzionale dell’Autorità protocollo@pec.anticorruzione.it.